定時で帰ることを目標にする
仕事の終わりの時間をまずは決めることが大切です。その日にやる必要があることだけを行うと終わりの時間を決めることができます。「今日やること」は自分が決めた時間内で必ずやるこれを意識して行動します。その為にタスクの管理が必要になります。
分刻みに管理する必要はありませんが、Aという仕事に何分使う、Bという仕事に何分使うというようにどれくらいの時間でやるかを管理することは仕事をこなす上で大変有効です。
ポイントとして、パソコンやスマートフォン上のツールを使用し管理をするだけでは十分な成果を得られません。
ひとつひとつのタスクにかける時間を把握できなければ、「今日やること」がいくつできるか、何時までかかるかなど把握できません。タスクを自分の決めた時間で必ず実行し、次の日はまた同じようにこなしていく。繰り返し継続をすることで期限内に目標達成ができるようになります。
タスクを管理するツールはあるのか？
インターネットを使用し「エクセル タスク管理」とキーワードを入力し検索するとタスク管理シートが出てきます。その中から自分に合うツールを使ってみてください。
タスク管理を行う2つのメリット
- 仕事をその日中に終わらせられる
- タスクにかけられる時間から終了時間を決められる
「その日、するべきこと」を多く設定し、仕事をその日に終わらないということが無くなります。積み残しがない状態です。タスクにかけられる時間を把握することで終了時間を決められます。延々と深夜までやり続けては能率も落ちます。深夜まで仕事をしなければならないことを回避でき、仕事に集中できます。
- タスクごとにかけられる時間を知ること、「タスク管理」ができることが大切になります。
ひとつのことを細かくしない
ひとつのことを細かく分けさらに、いろいろと手を付けてしまうことは非効率になります。仕事の遅い人はいくつか仕事をかかえた場合、どれも大事だからと1日に少しずつやろうと手を付けます。これも非効率になります。
4日間に30分ずつと細かくわけていくつかの仕事を同時にかかえると集中力を欠くことにより30分でこなせるものが40分になったりトラブルで終わらなかったりします。ひとつのタスクを終了した時に休憩時間がズルズルと20分の予定が30分を超えることになることもあります。
- ひとつの仕事はある程度長めの作業時間をとり、仕事を集中して続けることが効率的になります。
タスク同時進行の弊害
仕事をいくつも抱えた場合、どれも大切なものだからと1日に少しずつやろうとしていませんか？結果としてどれも「中途半端なクオリティなものができてしまった」なんてことが起こります。
仕事をいくつも抱えて仕事を切替えるタイミングで思い出しながら作業する事もあります。集中力を思い出すことに使って作業が能率的に進まないことになります。並行作業が全部だめではなく、パソコンでの処理時間の間にできる作業をこなすなどの場合は並行作業には含んでいません。ここでは、はじめから2つ以上のことを並行して進めることをいっています。「どこまっでやったか」「どうするんだったっけ？」が積み重なると仕事にかかるタイミングで時間を無駄に使ってしまいます。
ひとつずつ集中して丁寧にやっていくことで時間ロスを削減できます。
生産現場では「一仕事一片付け」という合言葉があります。ひとつの仕事に集中し丹念に行うことでブレイクスルーにもつながります。
