仕事によっては作業方法を変える
仕事をすすめるスケジュールについてはその対象となる仕事の性質を考え、やりやすい方法を自分で決める必要があります。例えば、締め切りが近いもの、締め切りが決まっているプロジェクトなどは、できるところから進めて一気にやってしまった方がいいでしょう。
ほかに、毎日の積み重ねが重要となる仕事の1日に多く進めることができない仕事については、30分ずつ行うことをおすすめします。
ひとつの作業にかける時間は120分間続けた場合、効率が良いとされています。しかし、資格試験の勉強や毎日の積み重ねが将来につながるような場合の仕事は分割すると継続的に仕事ができます。
仕事の速い人は仕事の進め方を変える
仕事の速い人は今日中にやらないといけない仕事は優先に、一週間をかけていい仕事はゆっくりで大丈夫だと判断し仕事ごとにペースを変えていきます。
反対に仕事の遅い人はどのような仕事も同じようなペースで進めてしまうので本来なら今日中に済ませないといけない仕事が後回しになってしまうということも起こります。
仕事の性質で考えやりやすいパターンを作って実践
仕事の性質上一気にやった方が良いものと分割してよいものを判断できない場合は上司に「締切はいつまでですか？」と先に確認をしておけば締切が迫ってから確認して慌てるということを防ぐことができます。
資格試験のように分割してできるものは少しずつやっていけばよいでしょう。毎朝出勤してはじめの30分間はこの作業をすると決めておくことも毎日何をしようかと考える時間を節約できるのでおすすめです。
一気にやり切る仕事もある
分割の仕事もある時期では一気にやる仕事になります。仕事でも集中できる場所があるかないかでは能率が大きく変わります。例えば出勤して作業はじめの30分間で資格試験の勉強を行い、週末のまとまった時間に一気にやるという方法もあります。
家では落ち着かない場合はカフェや図書館で集中して一気にすすめるのも能率を高めることができる方法です。
集中できない状態で時間だけが過ぎて仕事ができなかったという人には特におすすめです。
仕事の順番をおおまかに決める
仕事の順番をガチガチに決めないことをおすすめします。締め切りが近いものから逆算しておおまかに決める。ある程度の時間の幅があれば仕事の修正が可能になり、気持ちに余裕をもって仕事にかかることができます。
やりやすいところから始める
その日にやることを決めたら、「必ずその日までに終わらせるべき仕事」を片づけます。それ以外の必ずしもその日までに終わらせなくても大丈夫な仕事のうち、取り掛かりやすいものからこなしていくと仕事が早く進みます。
あらかじめ決めておくと、その日の体調や気分、気の乗り具合などに左右されることがあります。「やりたくないな」と思う仕事をしなければならなくなり、無理に仕事をすすめてもうまくいきません。
気分によっても順番がかわってもよい
仕事は気分によって順番を変えても構いません。「必ずその日までに終わらせるべき仕事」を片づけることが前提になります。ネガティブな気持ちで嫌々やることで能率が悪く、ミスも発生しやすくなります。
やりやすい、気分の上がる仕事からすすめることでミスを解消できます。何かあったときに自分で簡単に変えることができる臨機応変さが必要になります。仕事は流動性や柔軟性をもちながらこなしていくことをおすすめします。
緊急と重要なもので仕事を分ける
仕事の速い人は「緊急ではない仕事を必ずやる」遅い人は「緊急の仕事を優先」します。速い人の優先順位のつけ方を考えると４つに分けられます。
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- 重要かつ緊急なもの
- 重要だけど緊急ではないもの
- 重要ではないが緊急のもの
- 重要でも緊急でもないもの
将来をよくすることを考えることが重要となります。
重要なものを優先
早くやらなければ後で影響が出てしまうことが「緊急」なのは分かりやすいですよね。間違いやすいのは重要なものと重要でないものを区別する時です。重要だが、緊急でない仕事をする時間を確保する努力をしましょう。
ありがちなことでは上司からお願いされる重要ではないが緊急な仕事です。上司のお願いばかりを聞いていると重要なことができる時間を削られてしまいます。優先すべきなことは、あなたの将来を良くする仕事が「重要」であるということです。
できることなら上司の重要ではないが緊急な仕事は隙間時間にこなしていきたいものです。
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